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2004年區檔案館和方志辦圍繞區委區政府的中心工作,積極開展檔案館和全區檔案、史志工作,為我區各項事業、為社會各界服務。
開展創建示范檔案館工作。根據省檔案局《關于在我省開展創建示范檔案館的意見》要求,為全面加強順德檔案館的基礎業務建設,上半年,區檔案館在廣泛調研的基礎上,制訂了《創建示范檔案館的工作計劃》并報省、市檔案局,經過近一年多的工作,是年重點完成檔案的收集、檔案的鑒定開放、檔案的編研利用和各項管理規章制度的修訂及檔案館庫的安全檢查維護等工作,檔案的信息化建設也得到了進一步加強,年底通過了省檔案局組織的考核認定,區檔案館成為全省首批兩個“示范檔案館”之一。
全面完成農村和社區建檔工作。全面完成農村和社區建檔工作是2004年全區檔案工作的重點,區檔案館加強了對這項工作的指導力度,至11月,全區10個鎮、街全部完成檔案目標管理工作,共建立檔案91,812卷,建成檔案室庫904平方米,購置檔案箱柜498套;108個村和89個社區居委全部建立起檔案管理制度,共收集整理歸檔各類檔案365,908卷,建成檔案室庫6,696平方米,配置檔案箱柜1,978套。區人民政府在十一月下旬召開全區農村和社區檔案工作會議,對七年多來的全區農村、社區建檔工作進行了總結,并表彰了一批先進集體和先進個人。區檔案館也被評為全省農業農村檔案工作的先進單位。
檔案信息化建設工作有實質性進展。一是我區電子文檔中心的建設,與區政府新的OA系統整體同步開發,該系統開始進入正式的開發階段。二是全面開展電子公文的管理工作。6月份,區府辦批轉了區檔案館《關于加強電子公文管理的意見》,電子公文的管理工作正式在全區的區屬機關和鎮、街道機關開展,至年底,已接收了20個區屬單位和鎮(街)約17,000份電子文件。三是繼續推進檔案數字化工作。年內將2,000多張的照片檔案掃描輸入計算機,進行光盤刻錄,同時開始紙質檔案數字化的探索工作,對館藏部分文書檔案開始進行掃描,已完成3萬多頁檔案的掃描。四是繼續推進文件材料歸檔方法改革工作,目前,各鎮、街道2003年度的文件材料進行新的歸檔方法工作已全部完成。
依法接收各類檔案。年內加大了檔案的接收力度,接收了一批到期應進館的區屬機關、鎮街和撤并單位的機關文書及有關專業檔案共9,361卷;接收城市建設項目的竣工檔案9,023卷;接收房地產檔案67,033卷,共計85,427卷,另照片檔案1,283張,實物檔案2件。
檔案的開放利用服務工作。一是組織力量對館藏滿30年的檔案進行鑒定,經鑒定開放第三批檔案共1,343卷, 12月中旬正式對外公布開放。二是為社會各界提供利用檔案。一年來,共接待借查閱利用檔案14,259人次,提供利用檔案資料共65,954卷次。接待查閱利用現行文件的共267人次,利用文件327份。為產權人、公證部門、司法部門等出具有關檔案證明材料8,725份。三是開發利用檔案資料,為中心工作服務。在紀念鄧小平百年誕辰的活動中,區檔案館配合區委宣傳部、區文體局開展有關活動,為撰寫有關專題紀念文章和鄧小平兩次視察順德的圖片展覽等提供文獻資料和照片檔案等。還配合區的有關重大活動,進行拍攝、收集存檔資料。
開展檔案執法檢查。8-9月間,區檔案館與區政府法制辦開展了對全區51個區屬機關和鎮、街道機關《檔案法》實施情況的檢查,重點檢查各單位檔案室的基礎業務建設情況,各項管理規章制度落實情況,檔案的安全保管情況等。配合做好市對我區檔案館和倫教街道的《檔案法》實施情況的檢查工作。
加強對基層檔案室的業務指導。繼續做好對機關、企事業單位、農村和社區檔案管理的監督指導,重點放在龍江、杏壇兩鎮的農村和社區建檔工作,先后到杏壇、倫教、大良等鎮、街舉辦了5期培訓班,共培訓檔案人員200余人。至11月,指導17個村、居和3個機關事業單位完成檔案目標管理工作。為了加強對民營企業檔案工作的指導和服務,7月,與區工商聯配合市檔案局、工商聯到科龍、偉雄等民營企業進行調研,加強對民營企業的檔案管理指導工作。先后多次到順德工業園區進行調研和指導工作,為該園區建立檔案管理制度和綜合檔案室做好基礎工作。
黨史、地方志編修和利用工作。一是根據上級黨史部門的要求,對順德革命史跡進行整理,查核出處,編寫順德革命史跡概況,送省黨史部門匯編出版《順德容奇招聘》。二是繼續做好地情資料的收集和編寫工作,完成《順德2002年地情資料》的編印發行工作,并完成了《順德2003年地情資料》初稿。三是配合《佛山市志(1979—2002年)》的修編,我區承擔有關的編寫任務,區方志辦為此召開了有關部門和鎮(街)、企業參加的方志工作會議,確定了承修編目的提綱及編修單位和人員,年內該項工作正按計劃推進,預計2005年上半年完成初稿。

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